PORTARIA PRESIDÊNCIA N. 171, DE 27 DE JUNHO DE 2008.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições legais e,

CONSIDERANDO a necessidade de racionalizar e otimizar a comunicação administrativa escrita do Tribunal em seus diversos níveis;

CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer normas e padrões para a emissão das comunicações formais do Tribunal;

CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar a competência dos dirigentes e servidores para a emissão de atos oficiais administrativos,

RESOLVE:

Art. 1º. Denominam-se atos oficiais administrativos os meios de comunicação formais utilizados no âmbito da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal.

Parágrafo único. É considerado meio de comunicação formal a correspondência de tramitação interna e externa e a de caráter normativo e de apoio administrativo emitidas pela instituição.

Art. 2º. Os atos oficiais administrativos passíveis de emissão no âmbito da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal classificam-se e definem-se nas seguintes categorias:

I – Atos internos:

a) Despacho: decisão ou encaminhamento proferido por autoridade administrativa acerca de assunto submetido a sua apreciação. Emitente: qualquer dirigente do Tribunal, observados o limite de competência e a hierarquia.

b) Comunicado: ato destinado a transmitir breves instruções de serviço, ordens, avisos, decisões ou esclarecimentos acerca de objetivos, políticas, programas de trabalho e normas administrativas e operacionais do Tribunal. Emitente: diretor-geral, secretários e coordenadores do Tribunal.

c) Informação: ato por meio do qual servidor ou autoridade se manifesta acerca de assunto demandado em procedimento administrativo, com o objetivo de fundamentar questões levantadas, elucidar fatos não suficientemente esclarecidos e fornecer dados que auxiliem a autoridade competente nos seus despachos e na solução de problemas. Emitente: dirigentes e servidores do Tribunal que detenham conhecimento do assunto objeto da informação.

d) Memorando: ato utilizado para a comunicação escrita ágil e simplificada entre unidades administrativas do Tribunal. Serve à exposição de projetos, idéias e diretrizes, à formulação de questionamentos e respostas a demandas e à troca de informações de natureza diversa. Emitente: qualquer dirigente do Tribunal, observados o limite de sua competência e a hierarquia.

II – Atos externos:

a) Atestado: ato mediante o qual a Administração comprova fato ou situação de direito de que tenha conhecimento em favor de alguém. Emitente: presidente, diretor-geral, secretários e coordenadores do Tribunal.

b) Certidão: declaração feita, a requerimento de interessado e com base
em registro ou documento original em poder da instituição, com a finalidade de comprovar a existência de ato ou assentamento do interesse de alguém. Emitente: presidente, diretor-geral, secretários e coordenadores do Tribunal.

c) Declaração: ato por meio do qual o servidor ou a Administração afirma a existência ou inexistência de direito ou de fato em favor ou em relação a alguém. Emitente: presidente, diretor-geral, secretários e coordenadores do Tribunal.

d) Fac-símile ou fax: meio ou modalidade de transmissão de comunicações que se utiliza de linha telefônica para a emissão de mensagens que exijam celeridade. Emitente: presidente, diretor-geral, secretários e coordenadores do Tribunal.

e) Ofício: documento que formaliza a comunicação oficial expedida pelo Tribunal a outros órgãos ou a autoridades públicas externas, bem como a particulares e outras instituições. Emitente: presidente, diretor-geral, secretários e coordenadores do Tribunal.

f) Notificação: documento que formaliza a comunicação entre o executor de contrato e a empresa ou pessoa contratada, para fornecer e solicitar informações pertinentes ao contrato em questão. Emitente: servidor nomeado como executor de contrato.

III – Atos de gestão:

a) Instrução normativa: documento de organização e ordenamento Administrativo interno destinado a estabelecer diretrizes, normatizar métodos e procedimentos, padronizar serviços e materiais, bem como regulamentar matéria específica anteriormente disciplinada, com a finalidade de orientar os dirigentes e servidores no desempenho de suas atribuições. Emitente: diretor-geral.

b) Portaria: ato destinado a instruir sobre assuntos de natureza administrativa, especialmente os relativos a pessoal, e a orientar sobre a aplicação de textos legais e o disciplinamento de matérias de ordem institucional não reguladas em lei. Emitente: presidente, vice-presidente, corregedor-geral e diretor-geral.

c) Projeto básico: documento que estabelece as especificações e os elementos necessários e suficientes para caracterizar obra ou serviço a serem adquiridos, notadamente por meio de licitação. Deve fornecer ainda informações que assegurem a viabilidade técnica e ambiental do empreendimento e possibilitem a avaliação dos custos e a definição dos métodos e dos prazos de execução. Emitente: qualquer dirigente do Tribunal, observados o limite de competência e a hierarquia.

IV – Atos de apoio:

a) Ata: registro sucinto das decisões e acontecimentos havidos em sessões, reuniões, encontros e outros eventos que, na esfera de interesse do Tribunal, necessitem de consignação por escrito. Emitente: unidades administrativas, conselhos, colegiados, comissões e grupos de servidores que se reunirem com fins organizacionais definidos.

V – Ato de natureza individual:

b) Requerimento: instrumento por meio do qual o requerente dirige-se à autoridade administrativa para solicitar direito ou concessão de pedido, geralmente sob o amparo de lei ou norma reguladora. Emitente: servidor interessado

§ 1º. A critério de cada dirigente mencionado no inciso II deste artigo, os atos externos poderão ser emitidos por assessor ou chefe sob sua subordinação hierárquica, independentemente de delegação formal.

Art. 3º. Para a elaboração das comunicações discriminadas nesta Portaria devem ser obedecidos os padrões de emissão, a estrutura formal e a organização de conteúdos especificados na apostila Modelos para Padronização de Atos Oficiais Administrativos editado pela Seção de Protocolo/CSEG do TRE-DF, que será disponibilizada na INTRANET pela Secretaria de Tecnologia da Informação (STI).

Art. 4º. A numeração de ofícios e portarias será efetuada exclusivamente na Seção de Protocolo (SEPRO), onde ficará arquivada uma cópia de cada documento numerado.

§ 1º. A unidade que emitir o ofício ou portaria deverá dirigir-se à SEPRO e solicitar a sua numeração, sendo vedada a informação de números por telefones, visando evitar o extravio de cópias a serem arquivadas.

§ 2º. Os documentos de que trata este artigo deverão ser emitidos em, no mínimo, 2 (duas) vias, das quais uma será arquivada na SEPRO, que procederá à expedição da outra via, em caso de ofício, ou o retorno à unidade emissora, no caso de portaria.

Art. 5º. A unidade responsável pela proposição da portaria deverá, após a sua assinatura, providenciar a sua divulgação na INTRANET, que, para tanto, contará com apoio da STI.

Art. 6º. A partir da data de publicação desta portaria, qualquer ofício ou portaria emitido deverá receber numeração pela Seção de Protocolo, que iniciará em 0001/2008, devendo ser encerradas todo controle de numeração de ofícios e portarias pelas unidades deste Tribunal.

"Art. 6º A partir da data de publicação desta portaria, qualquer ofício ou portaria emitido deverá ser numerado pela Seção de Protocolo, que manterá o controle da numeração de cada tipo, arquivando por setor uma cópia, devendo ser encerradas todo controle de numeração de ofícios e portarias pelas unidades deste Tribunal. (Redação dada pela Portaria Presidência n. 205/2008)

Parágrafo Único. Ao término de cada exercício, as pastas com as cópias dos ofícios e portarias serão enviadas para a Seção de Arquivo (SEARQ), ficando guardadas para fins de consultas.

Art. 7º. Todos os atos oficiais administrativos internos, constantes do inciso I do art. 2º, que não fizerem parte de um Processo ou um Procedimento Administrativo e que devam tramitar no âmbito do Tribunal, deverão ser encaminhados de um setor para outro por meio da SEPRO.

§ 1º. A SEPRO indexará tais documentos no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos (SADP) com os termos mais importantes, permitindo aos interessados a consulta do documento no sistema, para sua localização e acompanhamento do seu trâmite, observando a ordem de entrega dos documentos.

§ 2º. Os documentos de que trata este artigo deverão ser entregues à SEPRO em, no mínimo, 2 (duas) vias, devidamente assinados e com os anexos a que façam referência, com prazo hábil para sua indexação no SADP.

§ 3º. O mesmo procedimento será adotado quanto aos documentos recebidos por malote provenientes dos Cartórios e Postos Eleitorais.

§ 4º. A partir da data de publicação desta portaria, todos os livros de protocolo para entrega de documentos, memorandos e demais atos administrativos internos entre unidades do Tribunal deverão ser utilizados apenas como auxiliares no caso de falha na impressão do recibo do SADP.

Art. 8º. Constatada a necessidade de alteração nesta Portaria, deverá esta ser realizada por meio do Procedimento Administrativo n. 8793/2008, que trata da normatização de atos oficiais administrativos do TRE/DF.

Art. 9º. Os casos omissos serão decididos pelo Diretor-Geral.

Art. 10. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

Desembargador ESTEVAM MAIA

Presidente do TRE-DF