PORTARIA PRESIDÊNCIA N. 219, DE 21 DE AGOSTO DE 2012.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições legais e considerando o contido no PA nº. 5.698/2009, RESOLVE:

Art. 1º. Estabelecer normas e diretrizes para a protocolização, organização, tramitação e arquivamento de Procedimentos Administrativos, em especial aqueles que envolvam atos de realização de despesas, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal.

Parágrafo único. O termo Procedimento Administrativo será adotado no âmbito deste Tribunal Regional Eleitoral para os documentos que se caracterizam como sucessão de atos coordenados que tramitam pelas unidades organizacionais, visando à obtenção de decisões administrativas, a fim de distingui-los de Processo Administrativo, definido como o conjunto de atos coordenados para a obtenção de decisão de competência do Tribunal ou de Magistrado.

DA FORMALIZAÇÃO

Art. 2º. A formalização de Procedimento Administrativo (PA) será efetuada pela Seção de Protocolo (SEPRO), da Coordenadoria de Serviços Gerais (CSEG), da Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças (SAO), mediante registro no Sistema de Andamento de Processos (SADP), a partir de solicitação por escrito de ocupante de cargo de chefia de nível igual ou superior a Chefe de Seção, salvo a hipótese prevista no § 3º do art. 3º desta portaria.

Parágrafo único. A SEPRO deverá realizar a formalização de que trata o caput no prazo de um dia a contar do recebimento da respectiva solicitação.

Art. 3º. Para contratações que objetivem fornecimento de bens e serviços poderão ser constituídos dois tipos de PA: o principal, que der origem à contratação, e o acessório, que será utilizado para pagamento da despesa.

§ 1º Será aberto PA acessório:

I – quando se tratar de contratação de serviços de execução continuada, assim considerados aqueles de necessidade permanente para a manutenção das atividades do Tribunal e cuja vigência do contrato possa ser prorrogada no limite da Lei nº. 8.666, de 21 de junho de 1993;

II - quando se tratar de contratos de execução de obras de construção civil;

III – quando o PA principal der origem a várias contratações (por termo formal de contrato ou instrumento equivalente), destinadas ao fornecimento de bens ou serviços, em parcela única ou não e por mais de uma empresa, devendo ser aberto um PA acessório para cada contratada;

IV – demais contratos de vigência superior a 1 (um) ano.

§ 2º Quando se tratar de registro de preços, o PA acessório será utilizado também para efetuar a contratação e acompanhamento da execução contratual.

§ 3º A abertura de PA acessório será providenciada pelo executor do contrato, mediante solicitação à SEPRO.

§ 4º O PA acessório terá numeração própria no SADP, com vinculação ao PA principal.

§ 5º Será permitida a abertura de PA acessório para pagamento por exercício somente nos casos de credenciamento.

§ 6º Nas demais contratações não previstas neste artigo, relativas ao fornecimento de bens ou serviços, o pagamento da despesa ocorrerá no respectivo PA principal.

DA ORGANIZAÇÃO

Art. 4º. O PA será organizado na ordem que segue:

I - capa, confeccionada na cor branca, modelo conforme Anexo I desta portaria;

II - documento inicial – aquele que der origem ao procedimento;

III - demais documentos relacionados com os atos e fatos enunciados no processo e necessários ao deslinde de sua finalidade;

IV – etiqueta de dados, conforme Anexo II desta portaria, aposta na última contracapa.

§ 1º A SEPRO, quando da formalização do PA, ficará responsável pela colocação da etiqueta mencionada no inciso IV deste artigo, cujo preenchimento ficará a cargo do executor do contrato, exceto quanto ao registro das revisões, o qual deverá ser feito em cada unidade onde o PA tramitar.

§ 2º A revisão do PA deverá ser feita por todas as unidades por onde o PA tramitar, registrando-se no espaço próprio a sigla do setor que procedeu à revisão e o número da última folha revisada.

§ 3º Cabe ao executor do contrato ratificar as revisões feitas no PA sempre que recebê-lo para acompanhamento ou guarda.

Art. 5º. O PA acessório será constituído, além da capa e do documento inicial (artigo 4º, I e II), dos seguintes documentos:

I - cópia do edital e da proposta da contratada;

II - cópia do contrato ou do termo de credenciamento, de termos aditivos e de apostilamentos;

III - cópia da nota de empenho;

IV - cópia do despacho de designação do executor do contrato;

V - documentos comprobatórios dos bens fornecidos ou serviços prestados, necessários ao pagamento da despesa (nota fiscal/fatura/recibo);

VI - cópia da ordem de serviço, quando for o caso;

VII - demais documentos indispensáveis à verificação da regularidade da liquidação da despesa.

Parágrafo único. Os documentos de que trata o inciso V deste artigo deverão ser protocolados na SEPRO e encaminhados ao executor do contrato para juntada ao PA acessório.

Art. 6º. Na capa do PA, cujo preenchimento será de responsabilidade da SEPRO, deverão constar as informações que seguem:

I - número do protocolo;

II - nome da pessoa física, ou jurídica, ou da unidade administrativa interessada;

III - número do documento de origem;

IV - assunto;

V - número do PA principal, quando se tratar de PA acessório;

VI - número dos PAs anexos e apensos;

VII – informação de que o PA tramita no Siscontrata On Line, quando for o caso.

Parágrafo único. O assunto será feito constar de forma concisa e clara e compreenderá as informações estritamente necessárias à identificação do correspondente objeto.

Art. 7º. As folhas constantes do PA serão numeradas sequencialmente e rubricadas no canto superior direito, a partir do documento inicial, que receberá o número 02 (dois), utilizando-se de carimbo ou timbre personalizado, inicialmente na SEPRO e, posteriormente, nas demais unidades administrativas que juntarem documentos.

§ 1º Não serão considerados para efeito de numeração de páginas dos PAs as contracapas e as capas dos volumes subsequentes ao primeiro e os termos de abertura e encerramento.

§ 2º No caso de erro ou rasura na numeração de folhas do PA, caberá à unidade onde se der o fato, verificada a impossibilidade de substituição da peça, proceder às retificações necessárias, certificando o ocorrido imediatamente após a última folha renumerada, conforme modelo constante no Manual de Rotinas para Gestão de Documentos.

Art. 8º. Em qualquer ato praticado no PA, deverão ser indicados o nome completo, a matrícula, o cargo ou função e a assinatura do servidor responsável, bem como a respectiva unidade.

Art. 9º. Quando da inclusão de documentos no PA, deverá ser observada a ordem cronológica dos fatos ocorridos e dos atos praticados.

Parágrafo único. A juntada de documentos deverá ser precedida de termo próprio feito pela unidade que incluí-los no PA, conforme modelo constante no Manual de Rotinas para Gestão de Documentos.

Art. 10. A emissão de pareceres, despachos de expediente e andamento no PA serão feitas em folhas de papel no padrão A-4, com timbre do Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal, e de acordo com os padrões estabelecidos no Manual de Atos Administrativos implantado pela Portaria-GP nº. 171, de 27 de junho de 2008.

Parágrafo único. Na juntada de documento de tamanho inferior a ¾ de uma folha A4, esse deverá ser colado em folha em branco, de tamanho A4, de modo a possibilitar a leitura do conteúdo, incluído o verso, se houver, devendo o carimbo de numeração, aposto no canto superior da folha, alcançar o documento e a folha em que foi colado.

Art. 11. Poderão ser juntados ao procedimento administrativo exclusivamente os documentos que servirão de instrução e de suporte aos atos nele praticados, sendo vedada a inclusão de documentos na contracapa sem motivação expressa.

Art. 12. O PA principal e o acessório ficarão em poder do executor do contrato para a movimentação necessária, quando demandada a instrução ou a prática de atos, segundo a finalidade estabelecida nesta portaria.
§ 1º Quaisquer alterações contratuais, formalizadas por aditamento ou apostilamento, que venham a ocorrer no decurso do contrato, deverão sempre ser instruídas e formalizadas no PA principal, sendo vedada abertura de qualquer novo PA ou a utilização do PA acessório para esse fim.

§ 2º A unidade responsável pela elaboração de contratos, tão logo seja concluída eventual alteração contratual, encaminhará o PA principal ao executor do contrato para acompanhamento, o qual fica obrigado a proceder à juntada das cópias dos correspondentes termos (aditivo ou apostila) aos autos do PA acessório.

Art. 13. Durante a vigência do contrato, o pagamento da despesa ocorrerá em um único PA: o principal, que der origem à contratação, ou o acessório, nos casos previstos no art. 3º desta portaria.

Parágrafo único. Fica vedada a prática de atos de pagamento de despesa por meio de qualquer outro instrumento.

DA ABERTURA E ENCERRAMENTO DE VOLUME

Art. 14. O PA deverá ser constituído por volumes de, no máximo, duzentas folhas, ficando vedada a separação das folhas constitutivas de um documento em volumes distintos.

Parágrafo único. Quando constatado que o documento a ser juntado ultrapassará o limite de folhas definido no caput, este deverá integrar o volume seguinte, encerrando-se o volume anterior, nesse caso, com menos de duzentas folhas.

Art. 15. O encerramento e a abertura do novo volume serão realizados pelo executor do contrato, mediante termo próprio, conforme modelo constante no Manual de Rotinas para Gestão de Documentos.

§ 1º O novo volume deverá ter capa com a informação de seu número e demais dados constantes da capa do volume inicial, definidos no art. 6º, conforme Anexo I desta portaria.

§ 2º O volume encerrado, após ser revisado pelo executor do contrato deverá ser imediatamente encaminhado à Seção de Arquivo (SEARQ) para digitalização e geração de duas cópias em CD-ROM não regravável.

§ 3º Uma cópia será fixada na última contracapa do volume encerrado e digitalizado e a outra, na última contracapa do novo volume em trâmite.

DA TRAMITAÇÃO

Art. 16. A tramitação de PA deverá ser objeto de rigoroso controle por parte de todas as unidades administrativas, que deverão manter o SADP e o SISCONTRATA ON LINE devidamente atualizados, responsabilizando-se pelo andamento e ainda pela digitalização de documentos.

§ 1º É obrigatório o recebimento imediato do PA no SADP e cabe à unidade que por último movimentá-lo o respectivo lançamento.

§ 2º O PA somente poderá ser movimentado após a revisão prevista no §2º art. 4º e seu registro em lugar próprio e com as folhas regularmente numeradas e rubricadas.

§ 3º Ao movimentar o PA, o servidor responsável deverá proceder no SADP, da forma estabelecida abaixo:

I - de forma sucinta, descrever o(s) ato(s) praticado(s) em sua unidade e/ou o que deverá ser realizado na unidade administrativa para onde o PA está sendo enviado, sendo vedadas expressões genéricas como ‘para providências’, ‘devidos fins’ e afins;

II - consignar o número da última página e a quantidade de volumes.

§ 4º Após os lançamentos no SADP, deverá ser preenchido o Livro de Protocolo que será utilizado para a movimentação física do PA, onde deverão ser consignados, além do número do PA e da quantidade de volumes, a data, hora, o nome e a matrícula do servidor responsável pelo recebimento.

§ 5º Ocorrendo movimentação do PA sem a observância das providências previstas neste artigo, será obrigatória a sua devolução à unidade que por último movimentar o procedimento para a necessária regularização.

DO ARQUIVAMENTO

Art. 17. Será adotada, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do DF, a Resolução n° 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo, os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação dos Documentos de Arquivo, relativos às atividades meio, como diretriz a ser utilizada, no que couber.

Art. 18. Quando encerrado, o PA será arquivado provisoriamente na unidade administrativa interessada, mediante termo de arquivamento registrado no SADP e no SISCONTRATA ON LINE (arquivo local), até o cumprimento do prazo de guarda da fase corrente, conforme tabela referida no artigo 17.

§ 1º Os PAs encerrados serão acondicionados em caixas-arquivo, as quais receberão etiqueta conforme Anexo III desta portaria.

§ 2º Cumprido o prazo de guarda na fase corrente, a unidade administrativa interessada encaminhará o PA à SEARQ, para arquivamento definitivo.

§ 3º O encaminhamento a que se refere o parágrafo anterior ocorrerá simultaneamente, no que respeita aos PAs principal e acessório, após a juntada deste àquele e respectivo registro no SADP pela unidade administrativa interessada, antes da remessa.

Art. 19. Considera-se encerrado o PA:

I - pela desistência expressa do interessado ou pelo indeferimento do pleito;

II - pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos dela decorrentes;

III - quando exaurido o contrato por término da vigência ou rescisão e confirmada a inexistência de pendências;

IV - quando seu trâmite for interrompido por período superior a um ano, por inércia da parte interessada.

Parágrafo único. A condição de PA encerrado, nos termos deste artigo, deverá ser atestada pelo responsável pela execução do contrato e pela unidade de contabilidade deste Tribunal, confirmando não restar pendência a sanear no âmbito de suas competências.

Art. 20. A guarda do PA pela SEARQ deverá ser registrada no SADP, consignando-se os dados necessários a sua localização.

§ 1º Os PAs de que trata esta portaria poderão ser consultados nas dependências da SEARQ, por servidores deste Tribunal ou terceiros interessados, sendo que o acesso a informações sigilosas é restrito e condicionado à necessidade de conhecer.

§ 2º Se for necessária a saída do PA das dependências da SEARQ, o interessado deverá formalizar o pedido no SADP.

§ 3º As solicitações de cópias de peças do PA arquivado poderão ser atendidas, mediante o preenchimento de requerimento específico disponível na SEARQ.

Art. 21. Expirado o prazo de guarda na fase intermediária estabelecida pela tabela do CONARQ, os PAs arquivados na SEARQ serão devidamente analisados, avaliados e selecionados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), que fará a identificação dos documentos para guarda permanente e daqueles destituídos de valor, estes destinados à eliminação, observadas as diretrizes do CONARQ.

Parágrafo único. À CPAD também compete identificar, dentre as informações e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em papel, aqueles considerados relevantes para que sejam contemplados pelo programa de digitalização de documentos.

DO DESENTRANHAMENTO

Art. 22. O desentranhamento de folhas de PAs será realizado pela unidade administrativa interessada e será certificada por seu dirigente, conforme segue:

I – citar as folhas retiradas e o motivo que provocou o desentranhamento;

II – substituir, no PA, as folhas retiradas pelo Termo de Desentranhamento, modelo constante do Manual de Rotinas para Gestão de Documentos, que receberá a numeração correspondente às folhas desentranhadas;

III – caso as folhas desentranhadas sejam juntadas a outro PA, citar o número deste no Termo de Desentranhamento;

IV – registrar o desentranhamento no SADP.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 23. No caso dos encaminhamentos a que se referem o § 2º do Art. 15 e o §2º do Art. 18, deverá ser observado, pela unidade que encaminhar o PA, o que segue:

I - todos os termos, certidões e demais atos deverão estar em conformidade com o definido nesta portaria;

II - o volume ou o PA deverá estar devidamente encerrado;

III - não deverão constar do respectivo PA grampos, clipes ou qualquer outro objeto estranho;

IV - o volume ou o PA terá que estar devidamente classificado, conforme o Código de Classificação de Documentos de Arquivo do CONARQ;

V - o código da classificação a que se refere o inciso anterior será colocado no canto superior da capa do PA, bem como na primeira e última folha, com lápis 5B ou 6B.f

Art. 24. Será aplicado, no âmbito do TRE-DF, o Manual de Rotinas para a Gestão de Documentos, o qual será atualizado, em conjunto, pelas SEPRO e SEARQ, no prazo de 60 (sessenta) dias contados da publicação deste ato.

Parágrafo único. O Manual referido no caput deste artigo detalhará as rotinas e os procedimentos relativos às atividades de protocolo e arquivo neste Tribunal, inclusive no que respeita aos modelos de certidões e outros termos necessários.

Art. 25. Os documentos registrados no SADP não serão cancelados da base de dados, devendo a unidade interessada proceder ao arquivamento ou à devolução ao interessado, mediante registro no SADP.

Art. 26. Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria-Geral.

Art. 27. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando a Portaria–GP nº 181, de 22 de maio de 2009.

Desembargador MÁRIO MACHADO

Presidente

ANEXO I

ANEXO II

ANEXO III