Gestão Documental

 

Na Justiça Eleitoral do Distrito Federal - JE/DF entende-se Gestão Documental como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos e processos administrativos e judiciais, recebidos e tramitados pelas unidades da Secretaria do Tribunal, da Vice-Presidência e Corregedoria Regional Eleitoral e pelas Zonas Eleitorais no exercício das suas funções e atividades, independentemente do suporte de registro da informação.

A Política de Gestão Documental da JE/DF observa os princípios e as diretrizes do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), instituído pela Resolução CNJ nº 324/2020.

A Política de Gestão Documental da JE/DF foi instituída por meio da Resolução nº 7877/2021 tem caráter estratégico e visa proporcionar que o ambiente de atuação das unidades do Tribunal e das Zonas Eleitorais seja propício para a construção de uma instituição eficaz, responsável e inclusiva em todos os níveis.

A Política de Gestão Documental da JE/DF se aplica:

I. aos magistrados, às magistradas, aos servidores efetivos, às servidoras efetivas, aos servidores requisitados, às servidoras requisitadas, aos colaboradores terceirizados, às colaboradoras terceirizadas e ainda aos estagiários e às estagiárias da Justiça Eleitoral do Distrito Federal, independente da lotação, da atribuição e da hierarquia;

II. a todas as unidades da Secretaria do Tribunal, da Vice-Presidência e Corregedoria Regional Eleitoral e das Zonas Eleitorais do Distrito Federal e do Exterior; e

III. aos documentos e processos judiciais e administrativos, físicos ou digitais, produzidos e recebidos, em tramitação, armazenados nos arquivos setoriais e àqueles sob a custódia da unidade de gestão documental, arquivo e memória.

Para dar efetividade às diretrizes da Política de Gestão Documental da JE/DF foi elaborado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos -CPAD-SM e homologado pelo Pleno do Tribunal o Programa de Gestão Documental - PGDM-JE/DF, por meio da Resolução nº 7878/2021, que compreende:

I - o planejamento, a organização, o controle e a coordenação dos recursos humanos, do espaço físico, dos sistemas e dos equipamentos;

II – o estabelecimento de projetos e ações referentes à gestão documental, gestão de memória e gestão de documentos institucionais digitais;

III – o estabelecimento de normas específicas, procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos institucionais em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente; e

IV – o estabelecimento de normas específicas e procedimentos referentes ao patrimônio histórico e cultural, aos espaços de memória e a memória institucional.

O PGDM-JE/DF tem como objetivos:

I. contemplar o ciclo de vida dos documentos;

II. garantir a acessibilidade dos documentos;

III. manter os documentos em ambiente seguro;

IV. reter os documentos somente pelo período estabelecido nas Tabelas de Temporalidade Documental da Justiça Eleitoral do Distrito Federal – Área Fim e Meio;

V. implementar estratégias de preservação dos documentos desde sua produção e pelo tempo que for necessário;

VI. garantir as seguintes qualidades do documento institucional: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade;

VII. aperfeiçoar e desenvolver a infraestrutura para as áreas de gestão documental e de gestão da memória no âmbito da Justiça Eleitoral do Distrito Federal; e

VIII. valorizar, preservar, conservar, garantir o acesso e difundir o patrimônio histórico e cultural da Justiça Eleitoral do Distrito Federal.

O PGDM-JE/DF possui alguns instrumentos de gestão que o tornam efetivo e também conta com a atuação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD-SM para dar legitimidade às ações da gestão documental, por meio da colaboração e da interação de integrantes de formação multidisciplinar e com representatividade das unidades do Tribunal e das Zonas Eleitorais.

 

Os instrumentos de gestão do PGDM-JE/DF visam a dar efetividade às ações, projetos e procedimentos do Programa, eles foram aprovados pela Portaria-Conjunta nº 7/2021 e são de observância obrigatória, conforme segue::

I – os sistemas informatizados de gestão de documentos e processos administrativos e judiciais, bem como seus respectivos metadados;

II – o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade Documental – Área Fim (PCD-AF-JE/DF e TTD-AF-JE/DF);

III – o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade Documental – Área Meio (PCD-AM-JE/DF) e TTD-AM-JE/DF);

IV – a Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos;

V – a Listagem de Verificação para Eliminação de Autos Findos;

VI – o Fluxograma de Avaliação, Seleção e Destinação de Autos Findos;

VII – o Plano para Amostra Estatística Representativa;

VIII - o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário;

 

Também são consideradas ferramentas da Gestão Documental da JE/DF:

 

• a página do Sistema Eletrônico de Informações - SEI;

• o Manual de Gestão Documental da Justiça Eleitoral;

 

 

 

Em cumprimento ao art. 2º do Decreto nº 2.182/1997 (revogado), foi instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, no âmbito da Justiça Eleitoral do Distrito Federal, pela Portaria Presidência nº 151/2012. A CPAD passou por várias alterações dos seus membros, e também, por alterações das suas atribuições para ajustamento ao disposto no Decreto nº 4.073/2002 e na Resolução TSE nº 23.379/2012.

Em 2019, visando ao atendimento ao disposto no art. 34 do Decreto nº 7.724/2012, incorporou nova competência à CPAD relacionada a informações sigilosas, então a CPAD passou a ser denominada Comissão Permanente de Avaliação de Documentos inclusive Sigilosos - CPAD-S, por meio da Portaria Presidência nº 199/2019 (revogada).

Atualmente, o colegiado é denominado Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, Informações Sigilosas e Gestão da Memória – CPAD-SM, pois, em 2021, incorporou as atribuições de Comissão de Gestão da Memória, conforme o disposto no art. 39 da Resolução CNJ nº 324/2020.

A CPAD-SM foi instituída pelo art. 5º da Resolução nº 7878/2021, que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental e de Gestão da Memória da Justiça Eleitoral do Distrito Federal - PGDM-JE/DF, a possui as seguintes atribuições:

I – analisar termo de eliminação de documentos e processos elaborado pela unidade de gestão documental, arquivo, biblioteca e memória, aprovando-o;

II - apreciar os pedidos de preservação e de alienação dos documentos a serem eliminados;

III - aprovar critérios de seleção, organização, preservação e exposição de objetos, processos e documentos museológicos, arquivísticos ou bibliográficos, que comporão o acervo histórico permanente da Justiça Eleitoral do Distrito Federal;

IV - aprovar e publicar o edital de ciência de descarte de documentos;

V - assessorar a autoridade classificadora superior quanto à desclassificação, reclassificação ou reavaliação de informação classificada em qualquer grau de sigilo;

VI - assessorar a Presidência na coordenação da implementação e na promoção da Política de Gestão Documental e de Gestão da Memória da Justiça Eleitoral do Distrito Federal de acordo com a presente Resolução e em conformidade com os Manuais de Gestão da Memória e Documental do Poder Judiciário;

VII - autorizar a eliminação de documentos com prazos de temporalidade esgotados, conforme as TTDs-JE/DF, submetendo a sua homologação à autoridade competente;

VIII - coordenar a identificação e o recebimento de material que comporão os acervos físicos e virtuais de preservação, bem como a divulgação de informações relativas à Memória institucional;

IX - coordenar a manutenção da política de gestão da memória da Justiça Eleitoral do Distrito Federal, de acordo com a Resolução TRE-DF nº 7877/2021 que a aprovou, e em conformidade com esta Resolução e os manuais de gestão da memória e gestão documental do Poder Judiciário;

X - elaborar a Lista de Documentos Vitais – LDV e encaminhá-la, após recomendação do Comitê de Gestão Documental da Justiça Eleitoral - CGD-JE, para aprovação do Tribunal;

XI - elaborar o rol anual de informações desclassificadas e documentos classificados em cada grau de sigilo, a ser disponibilizado no sítio eletrônico oficial do Tribunal;

XII - fomentar a interlocução e a cooperação entre as áreas de Arquivo, Museu, Memorial, Biblioteca e Gestão Documental da Justiça Eleitoral do Distrito Federal;

XIII - identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos;

XIV - identificar, dentre as informações e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em papel, aqueles considerados relevantes para que sejam contemplados pelo programa de digitalização de documentos;

XV - opinar sobre a informação produzida no âmbito da Justiça Eleitoral do Distrito Federal e sua atuação para fins de classificação em qualquer grau de sigilo;

XVI - orientar e realizar os processos de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito da Justiça Eleitoral do Distrito Federal, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação daqueles destituídos de valor;

XVII - promover intercâmbio do conhecimento científico e cultural com outras instituições e programas similares;

XVIII - propor a destinação final das informações desclassificadas, indicando os documentos para guarda permanente, observado o disposto na Lei nº 8.159/1991;

XIX - propor alterações nos Planos de Classificação de Documentos – PCDs-JE/DF e nas Tabelas de Temporalidade de Documentos –TTDs-JE/DF, bem como encaminhá-los para aprovação do Tribunal e publicação, após recomendação do CGD-JE; e

XX - realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do Proname sobre questões relativas à gestão documental e à gestão da memória.

 

Os atuais membros que compõem aa Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, Informações Sigilosas e Gestão da Memória - CPAD-SM foram designados pela Portaria Presidência nº 117/2021.

 

Atas das reuniões da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos inclusive Sigilosos - CPAD-SM


 

Data da reunião Pauta da Reunião Atas da Reunião Resultado da Reunião

***

A CPAD-S não se reuniu em 2020

*** ***

10/09/2019

1) Autorização da eliminação dos conjuntos documentais relacionados na 12ª Listagem de Descarte de Documentos do TRE-DF – Zonas Eleitorais (Requerimentos de Alistamento Eleitoral -RAE's)

2) Aprovação do 1º Edital de Ciência de Descarte de Documentos de 2019 / Zonas Eleitorais (TRE-DF)

Ata da Reunião
  • Autorizada a eliminação dos consjuntos documentais relacionados na 12ª Listagem de Descarte de Documentos
  • Aprovados o 1º Edital de Ciência de Descarte de Documentos de 2019 - Zonas Eleitorais

26/02/2018

1) Aprovação do Termo de Eliminação de Documentos referente a 11ª Listagem de Descarte de Documentos (01/2017 – Zonas Eleitorais) do 11º Edital de Ciência de Descarte de Documentos

Ata de Reunião
  • Aprovado o Termo de Eliminação de Documentos ref. a 11º Listagem de Destarte de Documentos (01/2017 - Zonas Eleitorais)

12/07/2017

1) Autorização da eliminação dos conjuntos documentais relacionados na 11ª Listagem de Descarte de Documentos do TRE-DF Zonas Eleitorais

2) Aprovação do 11º Edital de Ciência de Descarte de Documentos Zonas Eleitorais.

Ata da Reunião
  • Autorizado o descarte dos conjuntos documentais relacionados conforme detalhado na 11ª Listagem de Descarte de Documentos TRE-DF Zonas Eleitorais 01/2017
  • Aprovação do 11º Edital de Ciência de Descarte de Documentos do TRE-DF / Zonas Eleitorais -A CPAD aprovou o 11º Edital de Ciência de Descarte de Documentos Zonas Eleitorais.

 


A análise, supervisão e aprovação do procedimento de Eliminação de Documentos é uma das principais atribuições da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, Informações Sigilosas e Gestão da Memória - CPAD-SM, para tal são elaborados o Termo de Ciência de Descarte, os Editais de Ciência de Descarte e o Termo de Eliminação de Documentos. Abaixo segue a documentação aprovada pela Comissão de Avaliação para efetivar o procedimento de Eliminação de Documentos.

  

2017

2016

2015

 2014

 


Legislação Federal

Lei nº. 8.159/1991: Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências;

Lei nº 11.419/2006: Dispõe sobre a informatização do processo judicial; altera a Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973 – Código de Processo Civil; e dá outras providências;

Lei nº. 12.527/2011: Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. (Lei de Acesso a Informação - LAI);

Lei nº 12.682/2012: Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos;

Lei nº 13.709/2018: Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD);

Lei nº 13.787/2018: Dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente;

Decreto nº 10.278/2020: Regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.(Digitalização de Documentos);

Decreto nº 4.073/2002: Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

Decreto nº 7.724/2012: Regulamenta a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º , no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição.

Medida Provisória nº 2.200-2/2001: Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.


Normativos do Conselho Nacional de Justiça - CNJ

 

Resolução nº 370/2021: Estabelece a Estratégia Nacional de Tecnologia da Informação e Comunicação do Poder Judiciário (ENTIC-JUD).

Resolução nº 324/2020: Institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname.


Recomendação nº 37/2011: Recomenda aos Tribunais a observância das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – PRONAME e de seus instrumentos.

Resolução nº 215/2015: Dispõe, no âmbito do Poder Judiciário, sobre o acesso à informação e a aplicação da Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011.

Resolução nº 91/2009: Institui o MoReq-Jus - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário e disciplina a obrigatoriedade da sua utilização no desenvolvimento e manutenção de sistemas informatizados para as atividades judiciárias e administrativas no âmbito do Poder Judiciário.


Normativos do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

 

Resolução nº 39/2014: Estabelece diretrizes para a implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis para o arquivamento e manutenção de documentos arquivísticos digitais em suas fases corrente, intermediária e permanente, dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR;

Resolução nº 38/2013: Dispõe sobre a adoção das "Diretrizes do Produtor - A Elaboração e a Manutenção de Materiais Digitais: Diretrizes Para Indivíduos" e "Diretrizes do Preservador - A Preservação de Documentos Arquivísticos digitais: Diretrizes para Organizações";

Resolução nº 37/2012: Aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais;

Resolução nº 31/2010: Dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes;

Resolução nº 28/2009: Dispõe sobre a adoção da Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos e estabelece a obrigatoriedade da adoção do Código de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos - CODEARQ;

Resolução nº 26/2008: Estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário.


Normativos do Tribunal Superior Eleitoral - TSE

Resolução nº 23.379/2012: Dispõe sobre o Programa de Gestão Documental, o Sistema de Arquivo, o Fundo Histórico Arquivístico e o Comitê de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral.

Resolução nº 23.644/2021: Dispõe sobre a Política de Segurança da Informação (PSI) no âmbito da Justiça Eleitoral.

Portaria nº 1.013/2018: Institui a Política de Preservação Digital da Justiça Eleitoral.


Normativos Internos

Resolução nº 7877/2021: Institui as diretrizes da Política de Gestão Documental e de Gestão da Memória da Justiça Eleitoral do Distrito Federal

Resolução nº 7878/2021: Dispõe sobre o Programa de Gestão Documental e de Gestão da Memória da Justiça Eleitoral do Distrito Federal – PGDM-JE/DF

Portaria-Conjunta nº 7/2021: Aprova os instrumentos de gestão do PGDM-JE/DF