PORTARIA PRESIDÊNCIA N. 130, DE 2 DE AGOSTO DE 2018.

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO DISTRITO FEDERAL – TRE-DF, em virtude das suas atribuições legais e regimentais e considerando: o planejamento como ferramenta de aperfeiçoamento do controle e da coordenação das atividades interfuncionais; o aperfeiçoamento da gestão orçamentária expresso no Plano Estratégico do TRE-DF; o previsto no art. 3º da Resolução TSE 23.234, de 25 de março de 2010; as recomendações contidas, dentre outros, nos Acórdãos 2.622/2015, 2.341/2016 e 2.349/2016, todos do Plenário do Tribunal de Contas da União – TCU; bem como o deliberado no PA SEI 0005716-61.2017.6.07.8100,

RESOLVE:

Art. 1º Instituir a Política de Aquisições do Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal – TRE-DF.

Art. 2º As aquisições a serem realizadas no âmbito do TRE-DF atenderão, além do disposto nesta Portaria e no Manual de Planejamento das Aquisições, instituído pela Portaria Presidência nº 62/2018, às regras e aos princípios contidos na Constituição Federal e na legislação de regência, bem como de orientações do Conselho Nacional de Justiça, Tribunal Superior Eleitoral e Tribunal de Contas da União.

Parágrafo único. Devem ser aplicadas sistematicamente às aquisições do TRE-DF as boas práticas de governança e gestão pública, inclusive as alusivas à gestão e ao tratamento dos riscos envolvidos na contratação.

Seção I

Das Definições

Art. 3º Para fins desta Portaria considera-se:

I – Aquisição: toda compra de bens, contratação de obras ou serviços, por qualquer das formas previstas em lei, cuja destinação seja o atendimento e a execução das atividades finalísticas ou das atividades meio da Justiça Eleitoral do Distrito Federal;

II – Gestão dos Riscos das Aquisições: atividades destinadas a averiguar, de acordo com as normas aplicáveis, os riscos relacionados à determinada aquisição, inclusive com a gradação e o tratamento aplicável a cada risco identificado;

III – Planejamento Estratégico Institucional (PEI): documento aprovado pela Administração do Tribunal que define os indicadores estratégicos, os macrodesafios e as diretrizes organizacionais do TRE-DF.

IV – Instrumentos de Planejamento: são os documentos auxiliares ou complementares do PEI, tais como o Plano Estratégico de Tecnologia da Informação e Comunicação, Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação, Plano de Gestão, Plano de Obras e o Plano de Ações de Capacitação – PAC, que materializam dados de planejamento alusivos a determinado objeto ou tipo de contratação.

V – Plano Anual de Aquisições (PAA): é o documento que, após ser compilado, aprovado e referendado, registra as aquisições a serem realizadas pelo TRE-DF no ano subsequente ao da sua confecção.

VI – SIGEPRO: Sistema de Acompanhamento e Gerenciamento da Proposta Orçamentária: sistema do Tribunal Superior Eleitoral que tem por finalidade padronizar o processo de elaboração da proposta orçamentária da Justiça Eleitoral.

Seção II

Do Comitê de Planejamento das Aquisições – COPLAN

Art. 4º O Comitê de Planejamento das Aquisições – COPLAN, formado por componentes das áreas estratégicas do TRE-DF, será integrado pelos titulares das seguintes unidades:

I – Diretoria-Geral - DG;

II – Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças - SAO;

III – Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação - STIC;

IV – Secretaria de Gestão de Pessoas - SGP;

V – Secretaria Judiciária - SJU;

VI – Secretaria da Corregedoria Regional Eleitoral - SCE;

VII – Coordenadoria de Planejamento, Estratégia e Gestão da Diretoria-Geral - COPEG;

VIII – Chefia de Gabinete da Presidência;

IX – Coordenadoria de Material e Contratações - COMAC;

X – Coordenadoria de Serviços Gerais CSEG; e

XI – Assessoria de Apoio às Aquisições da Diretoria-Geral - ASAQ.

§ 1º O COPLAN será presidido pelo(a) Diretor(a)-Geral, a quem caberá convocar suas reuniões, a qualquer tempo.

§ 2º Na falta ou nos impedimentos dos titulares, atuarão os substitutos formalmente designados da unidade respectiva.

Art. 5º Compete ao COPLAN:

I – aprovar o Plano Anual de Aquisições do ano subsequente;

II – acompanhar a execução e decidir sobre as alterações a serem feitas no Plano Anual de Aquisições;

III – estabelecer a ordem de prioridade das aquisições considerando, dentre outros critérios, a complexidade, o valor estimado e os possíveis prejuízos ao TRE-DF caso a aquisição seja frustrada ou ocorra tardiamente; e

IV – prestar auxílio à Administração, quanto às decisões envolvendo as aquisições do TRE-DF.

§ 1º Para realizar suas atividades, o COPLAN poderá requisitar a presença de titular de unidade administrativa, para prestar esclarecimentos sobre aquisição de interesse da respectiva unidade.

§ 2º O acompanhamento e o controle da execução do Plano Anual de Aquisições ficarão a cargo da Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças – SAO, a quem caberá promover a atualização do Plano quanto às ocorrências relativas às contratações aprovadas e executadas durante o ano.

§3º Para desempenhar as atividades previstas no parágrafo anterior, a SAO contará com a colaboração da Assessoria de Apoio às Aquisições da Diretoria-Geral – ASAQ.

Seção III

Do Plano Anual de Aquisições

Art. 6º O Plano Anual de Aquisições será formado a partir do encaminhamento, pelas unidades demandantes, dos dados referentes às aquisições de bens ou serviços para o ano subsequente, inclusive em relação aos contratos de serviços continuados.

§1º Os dados fornecidos pelas unidades deverão ser extraídos a partir das informações prestadas à CORF para fins de elaboração e lançamento da proposta orçamentária do ano subsequente no SIGEPRO ou sistema equivalente.

§2º As informações prestadas à CORF têm caráter vinculativo em relação ao Plano Anual de Aquisições.

§3º As solicitações de aquisição que, eventualmente, não foram previstas na proposta encaminhada à CORF, mas que venham a ser incluídas na fase de elaboração do PAA deverão:

a) Ser acompanhadas de justificativas para não constar no planejamento orçamentário inicial;

b) Ter autorização do Secretário ou autoridade superior à área demandante quanto à pretensa inclusão no PAA;

c) Indicar qual gasto previsto na proposta orçamentária, conforme registrado no SIGEPRO, será substituído para fins de inclusão de nova demanda no PAA;

§4º No momento da consolidação das demandas, o COPLAN poderá propor que a substituição a que alude a alínea “c” do parágrafo antecedente recaia sobre outro item previsto na proposta orçamentária.

Art. 7º As sugestões de aquisição serão encaminhadas à SAO até 15 de setembro de cada ano, para consolidação, e deverão conter, no mínimo:

I – unidade demandante;

II – descrição do bem ou do serviço e respectiva quantidade estimada;

III – justificativa para a necessidade da contratação;

IV – a indicação do elemento de despesa, de acordo com a proposta orçamentária;

V – nível de complexidade da aquisição, classificado em baixa, média e alta;

VI – valor estimado;

VII – se a aquisição configura demanda nova, prorrogação de ajuste existente ou acréscimo contratual;

VIII – período estimado para a aquisição;

IX – data prevista para a instauração do processo de aquisição;

X – potencial prejuízo ao TRE-DF da não aquisição do bem ou serviço, ou de sua contratação não ser feita tempestivamente;

XI – prazos para confecção:

a) do Documento de Oficialização da Demanda – DOD;

b) dos Estudos Preliminares, aí incluído o Gerenciamento de Riscos; e

c) do Projeto Básico – PB e do Projeto Executivo, se for o caso, ou do Termo de Referência – TR; e

d) do Plano de Trabalho e/ou outros documentos específicos de cada objeto, se for o caso.

XII – indicadores estratégicos, inclusive se a demanda:

a) se alinha com os objetivos, diretrizes ou macrodesafios estratégicos contidos no PEI;

b) se encontra prevista em outros Instrumentos de Planejamento do TRE-DF; e

c) tem por fundamento normas editadas pelo Tribunal Superior Eleitoral – TSE e pelo Conselho Nacional de Justiça – CNJ.

XIII – número do Procedimento Administrativo no SEI, se houver.

§ 1º Para inclusão dos dados a unidade demandante deverá se valer do formulário padronizado "Informações Gerais da Aquisição", a ser disponibilizado no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, conforme modelo contido no Anexo desta Portaria.

§ 2º Sempre que possível, a unidade demandante deverá reunir, em uma só solicitação, demandas que guardem similitude entre si para aquisição em conjunto.

§3º O COPLAN poderá determinar a inclusão de outras informações além das previstas neste artigo.

§4º Caberá à CORF encaminhar à Presidência, Corregedoria, Diretoria-Geral e Secretarias do TRE-DF, até 15 de agosto, relatório extraído do SIGEPRO com as demandas pleiteadas pelas diversas unidades do Tribunal, a fim de possibilitar a formulação das propostas de que trata o caput deste artigo.

Art. 8º Para fins de identificação da complexidade deverão ser observados os seguintes critérios:

I – complexidade alta:

a) contratações de serviços de natureza continuada com ou sem dedicação exclusiva de mão-de-obra;

b) aquisições com valor total estimado acima de R$ 1.000.000,00 (um milhão de reais), que não sejam exclusivas para Microempresas e Empresas de Pequeno Porte;

c) aquisições de objetos que requeiram alto grau de especialização técnica, a exemplo de obras ou objetos que não possam ser licitados por pregão;

d) procedimentos de aquisições que contenham mais de 25 itens;

e) aquisições de bens ou serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação de valor total estimado acima de R$ 80.000,00 (oitenta mil reais);

II – complexidade média:

a) aquisições, que não sejam exclusivas para Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, com valor total estimado de R$ 300.000,00 (trezentos mil reais) a R$ 1.000.000,00 (um milhão de reais), exceto para STIC;

b) procedimentos de aquisições que contenham de 10 a 25 itens;

c) aquisições de bens ou serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação de valor total estimado acima de R$ 17.600,00 (dezessete mil e seiscentos reais) e até R$ 80.000,00 (oitenta mil reais);

III – complexidade baixa:

a) aquisições com valor total estimado igual ou inferior a R$ 300.000,00 (trezentos mil reais), exceto para STIC;

b) aquisições exclusivas para Microempresas e Empresas de Pequeno Porte;

c) procedimentos de aquisição que contenham até nove itens;

d) aquisições de bens ou serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação com valor total estimado de até R$ 17.600,00 (dezessete mil e seiscentos reais).

Art. 9º Durante a fase de consolidação das informações, a SAO deverá destacar qualquer inconsistência, inadequação ou fatos que necessitem de revisão pelas unidades demandantes, bem como solicitar a alteração de dados nelas contidos, em especial os que não estejam aderentes à proposta orçamentária ou que estejam em desacordo com a natureza, a prioridade, a complexidade e o valor estimado da demanda.

Parágrafo único – Sempre que possível, a SAO deverá propor a reunião de demandas que guardem similitude entre si para aquisição em conjunto, após a manifestação das unidades, coordenadorias ou secretarias envolvidas.

Art. 10. A SAO terá até o dia 15 de outubro para consolidar o Plano Anual de Aquisições e encaminhar o documento resultante ao COPLAN, para aprovação.

Parágrafo único – Em anos eleitorais, o prazo referido no caput será dilatado até 14 de novembro.

Art. 11. O COPLAN deverá aprovar o Plano Anual de Aquisições até o dia 20 de novembro.

Parágrafo único – Em anos eleitorais, o prazo referido no caput será dilatado até 30 de novembro.

Art. 12. Aprovado o Plano Anual de Aquisições, o documento será submetido à Presidência, para referendo, até 30 de novembro.

Parágrafo único – Em anos eleitorais, o prazo referido no caput será dilatado até 5 de dezembro.

Seção IV

Dos Ajustes e da Revisão do Plano Anual de Aquisições

Art. 13. O Plano Anual de Aquisições deverá ser ajustado em até 30 (trinta) dias da publicação da Lei Orçamentária Anual – LOA, para adequação aos limites orçamentários eventualmente impostos.

§ 1º Caso a LOA não venha a ser sancionada no prazo previsto na Constituição Federal e, em razão disso, o orçamento vier a ser liberado em duodécimos, o COPLAN deverá se reunir até 15 de janeiro para determinar quais demandas constantes do PAA deverão ser priorizadas.

§ 2º Antes da publicação do Plano, as solicitações de aquisição apresentadas pelas unidades demandantes poderão ser alteradas ou excluídas em razão da publicação dos pré-limites orçamentários pelo TSE e Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão.

Art. 14. Havendo contingenciamento, remanejamento ou corte orçamentário, o COPLAN deliberará sobre a priorização ou exclusão de demandas previstas no Plano Anual de Aquisições, no prazo definido pela setorial orçamentária do TSE para publicação da Portaria de contingenciamento.

§ 1º A eventual revisão do Plano Anual de Aquisições impede a continuidade da tramitação dos feitos não enquadrados como prioritários que tiveram sua execução suspensa pela limitação orçamentária, salvo em caso de expressa determinação da Diretoria-Geral em sentido contrário.

§ 2º A revisão do Plano Anual de Aquisições deverá ser submetida, em até 45 dias contados da deliberação do COPLAN, à apreciação da Presidência para fins de referendo.

Seção V

Da Inclusão de Demandas Novas

Art. 15. Poderão ser incluídas no Plano Anual de Aquisições demandas relevantes não previstas inicialmente no documento aprovado, observadas as disposições abaixo referidas.

Art. 16. Para inclusão de demanda nova, a unidade demandante deverá encaminhar a proposta à SAO, para análise referida no art. 9º e posterior submissão ao COPLAN, com indicação dos seguintes dados:

I – justificativa fundamentada da não inclusão da demanda no momento oportuno e da necessidade da contratação;

II – existência de disponibilidade orçamentária, mediante informação da CORF;

III – substituição de demanda anterior já aprovada, se for o caso, com indicação de possível inclusão desta no Plano Anual de Aquisições do ano subsequente.

§ 1º A critério da Diretoria-Geral, em se tratando de demanda simples, ou que compreenda situação excepcional superveniente, e havendo disponibilidade orçamentária, poderá ser dispensada a inclusão da demanda nova no Plano Anual de Aquisições.

§ 2º O requisito de existência de disponibilidade orçamentária exigido pelo inciso II e §1º é dispensado para demandas novas a serem licitadas sob o Sistema de Registro de Preços.

§ 3º A inclusão de demandas novas no Plano Anual de Aquisições deverá ser submetida, em até 45 dias contados da deliberação do COPLAN, à apreciação da Presidência para fins de referendo.

§4º Demandas decorrentes de situação emergencial ou calamidade pública independem de inclusão no PAA para seu processamento.

Seção VI

Das Disposições Finais

Art. 17. O Plano Anual de Aquisições será divulgado, pela COPEG, no Portal da Transparência, disponível na página do TRE-DF na internet, até o dia 19 de dezembro de cada ano, e será atualizado com informações relativas ao número do processo e à forma de aquisição: número e modalidade da licitação, se registro de preços ou não, dispensa ou inexigibilidade de licitação, adesão à Ata de Registro de Preços, número do contrato ou instrumento equivalente.

§1º A atualização a que se refere o caput deste artigo ocorrerá bimestralmente mediante informações compiladas pela SAO com o auxílio da ASAQ.

§2º Caberá à COPEG realizar a atualização do documento no Portal da Transparência.

Art. 18. O Plano de Contratações de Soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação – PCSTIC do TRE-DF deverá observar as regras contidas nesta Portaria, especialmente em relação aos prazos e regras para a elaboração da proposta orçamentária.

Art. 19. Prorrogam-se para o primeiro dia útil subsequente os prazos definidos nesta Portaria que se encerrem em dias não úteis.

Art. 20. Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria-Geral.

Art. 21. Revogam-se a Portaria Presidência nº 228/2017 e as Portarias da Diretoria-Geral nº 25/2016 e nº 99/2016, além das demais disposições em contrário.

Art. 22. Esta Portaria entrar em vigor na data de sua publicação.

Desembargadora Carmelita Brasil
Presidente

Anexo

Informações Gerais da Aquisição